La respuesta honesta es que no hay una cifra que valga para todos, y quien te dé una sin haber visto cómo trabaja tu empresa está adivinando. Lo que sí se puede explicar con claridad es qué mueve el precio, para que cuando recibas una cotización sepas leerla y sepas dónde está el dinero.
Lo que más pesa: cuántos procesos cubre
Un ERP no es una sola cosa: es un conjunto de módulos, y cada módulo es trabajo. No cuesta lo mismo un sistema que lleva ventas e inventario que uno que además cubre compras, importaciones, despacho, producción y finanzas.
Los bloques más habituales son estos:
- Comercial y ventas: CRM, cotizaciones, pedidos y facturación electrónica.
- Compras e inventario: proveedores, almacenes y kardex por producto.
- Operaciones: despacho, reparto, órdenes de servicio o de fabricación.
- Gerencia: dashboard, reportes y consolidación entre empresas.
La primera pregunta que define el precio no es «¿qué tecnología?», sino «¿qué procesos tiene que resolver el primer día?».
Las integraciones
Cada sistema externo con el que el ERP tiene que hablar suma: la facturación electrónica, una pasarela de pagos, un courier, una tienda online o un sistema anterior que no se puede apagar todavía. Conectarlos es lo que evita digitar el mismo dato dos veces, pero cada conexión hay que construirla y probarla.
Los datos que ya tienes
Casi ninguna empresa empieza de cero. Hay años de clientes, productos y movimientos en hojas de cálculo o en un sistema anterior. Ordenar esos datos y cargarlos en el sistema nuevo es parte del proyecto, y pesa más cuanto más dispersos estén.
Quién lo va a usar
No es lo mismo un sistema para cinco personas de una sola área que uno donde ventas, almacén, administración y gerencia entran cada uno a lo suyo. Cuantas más áreas, más permisos hay que definir: quién ve qué, quién aprueba qué. Lo mismo si el sistema tiene que servir a varias empresas del mismo grupo.
Lo que no debería mover el precio
Una vez acordado el alcance, el precio no tendría que cambiar solo. Es razonable exigir dos cosas antes de firmar:
- Precio cerrado sobre un alcance definido, por escrito.
- Que cualquier cambio fuera de ese alcance se cotice aparte y solo con tu aprobación.
Si una propuesta no dice qué incluye, tampoco puede decir cuánto cuesta.
Cómo se llega a una cifra
El camino sensato es un diagnóstico antes que un precio. En xPlain es una conversación de 30 minutos, sin costo, de la que sales con una cotización que detalla módulos, plazos e inversión cerrada. El pago va por hitos: recibes entregas que ya puedes usar y validas cada una antes de pasar a la siguiente.
Cómo gastar menos sin recortar lo importante
No hace falta construirlo todo a la vez. Lo que mejor funciona es empezar por los módulos que más duelen hoy —casi siempre, donde se pierde tiempo o se pierden ventas— y ampliar por fases, sin rehacer lo anterior. Un sistema que resuelve bien tres procesos vale más que uno que resuelve a medias diez.
Si quieres saber cuánto costaría el tuyo, el siguiente paso es contarnos qué necesitas: puedes ver qué incluye un ERP a medida o pedir tu cotización.